Reiserücktrittsversicherung für Klassenfahrten – optimal abgesichert bei Stornierung oder Reiseabbruch

• Abstimmung mit Schulleitung und Klasse

Bevor Sie mit der Klasse über potenzielle Ziele abstimmen, sollten Sie mögliche Termine und die Reisedauer mit der Schulleitung abklären. So vermeiden Sie, dass sich Prüfungsphasen und Schülerreise womöglich überschneiden. Anschließend können Sie die Schulklasse früh bei der Organisation mit einbeziehen. Welche Ziele interessieren die Schüler am meisten? Soll eine sportliche Aktivität im Vordergrund stehen, wie z. B. Klettern im Harz oder Segeln an der Ostsee? Vielleicht möchten Sie auch gemeinsam eine bestimmte Stadt besuchen. Oder soll die Klassenfahrt einen informativen Hintergrund aus einem speziellen Fach (Geschichte, Biologie, Sprachen) für die Schüler haben?

• Angebote einholen

Unter Berücksichtigung der Vorschläge, Termine und des Budgets können Sie Angebote verschiedener Reiseveranstalter einholen. Vergleichen Sie die Kosten mehrerer Unterkünfte oder Jugendherbergen. Oftmals bieten Veranstalter auch ein kombiniertes Angebot aus Freizeitprogramm und Unterkunft an. Besprechen Sie die Angebote erneut mit der Klasse.

• Ersten Elternabend einberufen

Nachdem Sie ein mögliches Ziel abgestimmt haben, sollten Sie die Eltern der Schüler möglichst früh über Ihr Vorhaben informieren und einen Elternabend einberufen. So können Sie gemeinsam die Rahmenbedingungen der Reise klären. Wie viel Budget sollten die Eltern einplanen? Sind alle Eltern mit dem Reiseziel einverstanden? Lassen Sie sich im Anschluss an den Elternabend eine Einverständniserklärung der Eltern unterzeichnen, mit der sie der Klassenfahrt zustimmen.

• Zahlungsaufforderung übermitteln  

Etwa 10 Monate vor der Klassenfahrt empfiehlt es sich, eine Zahlungsaufforderung an alle Eltern zu übermitteln. So bleibt ihnen ausreichend Zeit, sich auf die Kosten einzustellen. Bestehen unter Umständen finanzielle Probleme, haben Eltern die Möglichkeit, Zuschüssen beim Förderverein oder der Gemeinde zu beantragen. Informieren Sie sich in dem Fall auch über Bildungs- und Teilhabeleistungen innerhalb des Bildungspakets des Bundesministeriums. 

• Unterkunft buchen 

Lassen Sie sich den abgestimmten Termin von der Schulleitung genehmigen. Danach können Sie verbindlich eine Jugendherberge oder eine andere Unterkunft buchen. Außerdem empfiehlt es sich, einen Kostenvoranschlag für das gewünschte Transportmittel (z. B. Bus oder Bahn) einzuholen und dieses ggf. direkt zu buchen.  

• Versicherungsschutz überprüfen 

Haben Sie die Unterkunft gebucht, empfehlen wir, sich um einen geeigneten Versicherungsschutz zu kümmern. Müssen Schüler die Reise etwa  kurz vor Reisebeginn aus unvorhersehbaren Gründen (z. B. aufgrund von Nichtbestehen einer Prüfung oder Unfall) absagen, können hohe Stornierungskosten anfallen. Eine Reiserücktrittsversicherung schützt die Eltern der Schüler vor unerwarteten Kosten. Wichtig ist dabei auch, sich bei Lehrerausfall abzusichern, damit Sie die Klassenreise ggf. komplett absagen können. Zudem sollten Sie darauf achten, einen Versicherer zu finden, bei dem Sie die Schülerreiseversicherung ohne Selbstbehalt abschließen können.

• Begleitpersonen suchen

Klären Sie nun, welche erwachsenen Personen die Klassenfahrt begleiten. Oftmals reicht es bei einer größeren Klasse nicht aus, dass nur der/die Klassenlehrer/in die Reise begleitet. Reisen weitere Lehrer mit oder erklärt sich ein Elternteil aus der Klassengemeinschaft bereit, die Fahrt zu begleiten?

• Transportmittel buchen

Haben das gewünschte Transportmittel nicht gemeinsam mit der Unterkunft gebucht, sollten Sie sich im besten Fall nun darum kümmern. Klären Sie bei einer privaten Anreise mit dem Bus den Abfahrts- und Ankunftsort. Reisen Sie mit dem Flugzeug, ist es besonders wichtig, die Flüge nun verbindlich für alle Mitreisende zu buchen.

• Benefizaktion durchführen

Eine Benefizaktion bietet sich an, um das Freizeitprogramm während der Klassenreise mit zu finanzieren. Verkaufen Schüler z. B. Selbstgebackenes auf einem kleinen Basar oder führen ein Programm auf, können sie kleine Geldbeträge sammeln. So können Schüler ihre Eltern finanziell entlasten.

• Freizeitprogramm vorbereiten

Ein halbes Jahr vorher sollten Sie das Freizeitprogramm für die Reise planen. Sprechen Sie ggf. mit der Jugendherbergsleitung oder Reiseveranstaltern vor Ort, um ein Programm abzustimmen. Oft empfiehlt es sich, einen Wochenplan auszuarbeiten. Sind sportliche Aktivitäten geplant oder sollen die Schüler vor Ort eine Prüfung ablegen (z. B. Segelprüfung), prüfen Sie, ob Schüler bestimmte Voraussetzungen erfüllen müssen.   

• Personaldokumente prüfen

Überprüfen Sie rechtzeitig, ob die Dokumente aller Mitreisenden (Personalausweis, Gesundheitskarte, ggf. Reisepass) zum Zeitpunkt der Klassenreise noch gültig sind. Müssen Schüler im Ernstfall medizinische Hilfe in Anspruch nehmen, ist es besonders wichtig, dass eine gültige Gesundheitskarte vorliegt.

• Eingang der Zahlungen überprüfen

Hat der Reiseveranstalter bei Buchung der Unterkunft nur eine Anzahlung verlangt, muss nun in der Regel der Restbetrag übermittelt werden. Dafür sollte der/die Klassenlehrer/in überprüfen, ob alle Eltern den Betrag überwiesen haben und ob ggf. Zuschüsse für die Klassenfahrt genehmigt wurden.   

• Zweiten Elternabend einberufen

Rückt die Klassenfahrt näher, empfiehlt es sich, die Eltern noch einmal umfassend zu informieren:

• Teilen Sie Merkblätter mit allen wichtigen Daten zur Klassenfahrt aus (inklusive Telefonnummern und Anschrift der Unterkunft).
• Erinnern Sie alle Eltern daran, die Personaldokumente ihrer Kinder zu überprüfen.
• Fragen Sie ggf. nach einer gesonderten Einverständniserklärung für sportliche Aktivitäten.

• Gespräch mit der Klasse

Kurz vor Beginn der Klassenfahrt ist es wichtig, noch einmal ausführlich mit allen Klassenmitgliedern zu sprechen:

• Arbeiten Sie gemeinsam das Freizeitprogramm detaillierter aus.
• Informieren Sie über geltende Regeln (z. B. zum Alkoholverbot oder zu Fehlverhalten).
• Sammeln Sie ggf. gesonderte Einverständniserklärungen ein.

• Packliste und letzter Check

Damit niemand etwas Wichtiges vergisst, können Sie eine Packliste erstellen und allen Schülern für zu Hause mitgeben. Für den Ernstfall sollten Sie einen Erste-Hilfe-Kasten für die Reise zusammenstellen. Prüfen Sie außerdem, ob alle Schüler reisebereit sind oder ob ggf. einzelne Schüler die Reise aus einem unvorhersehbaren Grund nicht antreten können. Treten Sie in diesem Fall mit uns in Kontakt, um eine gebuchte Reiserücktrittsversicherung in Anspruch zu nehmen.