Wer eine Klassenreise plant, geht damit einen hohen Organisationsaufwand ein: Zielort und Reisedaten abstimmen, Unterbringung und Transportmittel buchen und die Einverständniserklärung der Eltern einholen. Wer so viel Zeit in die Planung einer Schülerreise investiert, sollte auch auf alle Eventualitäten vorbereitet sein. Erfahren Sie, welche Schritte Sie bei der Vorbereitung einer Klassenfahrt nicht vergessen sollten und wie Sie mit einer Reiserücktrittsversicherung für Klassenfahrten alle Mitreisenden richtig absichern.
Reiserücktrittsversicherung für Klassenfahrten – optimal abgesichert bei Stornierung oder Reiseabbruch
Schnelleinstieg
Checkliste für Ihre Klassenfahrt
Eine rechtzeitige Vorbereitung ist für das Gelingen einer Klassenfahrt entscheidend. Um Zeitdruck und Verzögerungen kurz vor Reisebeginn zu vermeiden, empfiehlt es sich, bereits 12 Monate vorher mit der Planung zu beginnen. Haben Sie an alles gedacht? Unser Leitfaden hilft Ihnen, alle Schritte rechtzeitig zu organisieren.
12 Monate vorher
Abstimmung mit Schulleitung und Klasse, Angebote einholen, ersten Elternabend einberufen
- Abstimmung mit Schulleitung und Klasse
Bevor Sie mit der Klasse über potenzielle Ziele abstimmen, sollten Sie mögliche Termine und die Reisedauer mit der Schulleitung abklären. So vermeiden Sie, dass sich Prüfungsphasen und Schülerreise womöglich überschneiden. Anschließend können Sie die Schulklasse früh bei der Organisation mit einbeziehen. Welche Ziele interessieren die Schüler am meisten? Soll eine sportliche Aktivität im Vordergrund stehen, wie z. B. Klettern im Harz oder Segeln an der Ostsee? Vielleicht möchten Sie auch gemeinsam eine bestimmte Stadt besuchen. Oder soll die Klassenfahrt einen informativen Hintergrund aus einem speziellen Fach (Geschichte, Biologie, Sprachen) für die Schüler haben?
- Angebote einholen
Unter Berücksichtigung der Vorschläge, Termine und des Budgets können Sie Angebote verschiedener Reiseveranstalter einholen. Vergleichen Sie die Kosten mehrerer Unterkünfte oder Jugendherbergen. Oftmals bieten Veranstalter auch ein kombiniertes Angebot aus Freizeitprogramm und Unterkunft an. Besprechen Sie die Angebote erneut mit der Klasse.
- Ersten Elternabend einberufen
Nachdem Sie ein mögliches Ziel abgestimmt haben, sollten Sie die Eltern der Schüler möglichst früh über Ihr Vorhaben informieren und einen Elternabend einberufen. So können Sie gemeinsam die Rahmenbedingungen der Reise klären. Wie viel Budget sollten die Eltern einplanen? Sind alle Eltern mit dem Reiseziel einverstanden? Lassen Sie sich im Anschluss an den Elternabend eine Einverständniserklärung der Eltern unterzeichnen, mit der sie der Klassenfahrt zustimmen.
10 Monate vorher
Zahlungsaufforderung übermitteln, Unterkunft buchen, Versicherungsschutz überprüfen
- Zahlungsaufforderung übermitteln
Etwa 10 Monate vor der Klassenfahrt empfiehlt es sich, eine Zahlungsaufforderung an alle Eltern zu übermitteln. So bleibt ihnen ausreichend Zeit, sich auf die Kosten einzustellen. Bestehen unter Umständen finanzielle Probleme, haben Eltern die Möglichkeit, Zuschüssen beim Förderverein oder der Gemeinde zu beantragen. Informieren Sie sich in dem Fall auch über Bildungs- und Teilhabeleistungen innerhalb des Bildungspakets des Bundesministeriums.
- Unterkunft buchen
Lassen Sie sich den abgestimmten Termin von der Schulleitung genehmigen. Danach können Sie verbindlich eine Jugendherberge oder eine andere Unterkunft buchen. Außerdem empfiehlt es sich, einen Kostenvoranschlag für das gewünschte Transportmittel (z. B. Bus oder Bahn) einzuholen und dieses ggf. direkt zu buchen.
- Versicherungsschutz überprüfen
Haben Sie die Unterkunft gebucht, empfehlen wir, sich um einen geeigneten Versicherungsschutz zu kümmern. Müssen Schüler die Reise etwa kurz vor Reisebeginn aus unvorhersehbaren Gründen (z. B. aufgrund von Nichtbestehen einer Prüfung oder Unfall) absagen, können hohe Stornierungskosten anfallen. Eine Reiserücktrittsversicherung schützt die Eltern der Schüler vor unerwarteten Kosten. Wichtig ist dabei auch, sich bei Lehrerausfall abzusichern, damit Sie die Klassenreise ggf. komplett absagen können. Zudem sollten Sie darauf achten, einen Versicherer zu finden, bei dem Sie die Schülerreiseversicherung ohne Selbstbehalt abschließen können.
8 Monate vorher
Begleitpersonen suchen, Transportmittel buchen, Benefizaktion durchführen
- Begleitpersonen suchen
Klären Sie nun, welche erwachsenen Personen die Klassenfahrt begleiten. Oftmals reicht es bei einer größeren Klasse nicht aus, dass nur der/die Klassenlehrer/in die Reise begleitet. Reisen weitere Lehrer mit oder erklärt sich ein Elternteil aus der Klassengemeinschaft bereit, die Fahrt zu begleiten?
- Transportmittel buchen
Haben das gewünschte Transportmittel nicht gemeinsam mit der Unterkunft gebucht, sollten Sie sich im besten Fall nun darum kümmern. Klären Sie bei einer privaten Anreise mit dem Bus den Abfahrts- und Ankunftsort. Reisen Sie mit dem Flugzeug, ist es besonders wichtig, die Flüge nun verbindlich für alle Mitreisende zu buchen.
- Benefizaktion durchführen
Eine Benefizaktion bietet sich an, um das Freizeitprogramm während der Klassenreise mit zu finanzieren. Verkaufen Schüler z. B. Selbstgebackenes auf einem kleinen Basar oder führen ein Programm auf, können sie kleine Geldbeträge sammeln. So können Schüler ihre Eltern finanziell entlasten.
6 Monate vorher
Freizeitprogramm vorbereiten, Personaldokumente prüfen
- Freizeitprogramm vorbereiten
Ein halbes Jahr vorher sollten Sie das Freizeitprogramm für die Reise planen. Sprechen Sie ggf. mit der Jugendherbergsleitung oder Reiseveranstaltern vor Ort, um ein Programm abzustimmen. Oft empfiehlt es sich, einen Wochenplan auszuarbeiten. Sind sportliche Aktivitäten geplant oder sollen die Schüler vor Ort eine Prüfung ablegen (z. B. Segelprüfung), prüfen Sie, ob Schüler bestimmte Voraussetzungen erfüllen müssen.
- Personaldokumente prüfen
Überprüfen Sie rechtzeitig, ob die Dokumente aller Mitreisenden (Personalausweis, Gesundheitskarte, ggf. Reisepass) zum Zeitpunkt der Klassenreise noch gültig sind. Müssen Schüler im Ernstfall medizinische Hilfe in Anspruch nehmen, ist es besonders wichtig, dass eine gültige Gesundheitskarte vorliegt.
2 Monate vorher
Eingang aller Zahlungen überprüfen, zweiten Elternabend organisieren
- Eingang der Zahlungen überprüfen
Hat der Reiseveranstalter bei Buchung der Unterkunft nur eine Anzahlung verlangt, muss nun in der Regel der Restbetrag übermittelt werden. Dafür sollte der/die Klassenlehrer/in überprüfen, ob alle Eltern den Betrag überwiesen haben und ob ggf. Zuschüsse für die Klassenfahrt genehmigt wurden.
- Zweiten Elternabend einberufen
Rückt die Klassenfahrt näher, empfiehlt es sich, die Eltern noch einmal umfassend zu informieren:
- Teilen Sie Merkblätter mit allen wichtigen Daten zur Klassenfahrt aus (inklusive Telefonnummern und Anschrift der Unterkunft).
- Erinnern Sie alle Eltern daran, die Personaldokumente ihrer Kinder zu überprüfen.
- Fragen Sie ggf. nach einer gesonderten Einverständniserklärung für sportliche Aktivitäten.
1 Monat vorher
Gespräch mit der Klasse, Packliste und letzter Check
- Gespräch mit der Klasse
Kurz vor Beginn der Klassenfahrt ist es wichtig, noch einmal ausführlich mit allen Klassenmitgliedern zu sprechen:
- Arbeiten Sie gemeinsam das Freizeitprogramm detaillierter aus.
- Informieren Sie über geltende Regeln (z. B. zum Alkoholverbot oder zu Fehlverhalten).
- Sammeln Sie ggf. gesonderte Einverständniserklärungen ein.
- Packliste und letzter Check
Damit niemand etwas Wichtiges vergisst, können Sie eine Packliste erstellen und allen Schülern für zu Hause mitgeben. Für den Ernstfall sollten Sie einen Erste-Hilfe-Kasten für die Reise zusammenstellen. Prüfen Sie außerdem, ob alle Schüler reisebereit sind oder ob ggf. einzelne Schüler die Reise aus einem unvorhersehbaren Grund nicht antreten können. Treten Sie in diesem Fall mit uns in Kontakt, um eine gebuchte Reiserücktrittsversicherung in Anspruch zu nehmen.
Welche Vorteile bietet eine Reiserücktrittsversicherung für Klassenfahrten?
Bei Klassenreisen empfiehlt es sich, eine Gruppen- bzw. Schülerreiseversicherung abzuschließen. Die Vorteile der Reiserücktrittsversicherung der HanseMerkur:
- Sie erhalten besonders günstige Prämien für Gruppen.
- Mit nur einer Versicherung sichern Sie die Kosten für alle Schüler ab. Fällt ein Schüler aus, erstatten wir als Ihr Versicherer die anfallenden Stornierungskosten.
- Schließen Sie ein Versicherungspaket mit inkludierter Urlaubsgarantie ab, ist die Schülerreise auch gegen Abbruch versichert.
- Müssen Sie eine Schülerreise aus versicherten Gründen umbuchen, übernehmen wir Ihre Umbuchungskosten. Buchen Sie die Reise bis 42 Tage vor Reiseantritt um, erstatten wir die Umbuchungskosten bis 30 €, ohne dass ein versicherter Grund vorliegt.
- Treten Sie die Klassenreise verspätet an, erstatten wir Ihnen die Hinreisemehrkosten.
Alle Leistungen auf einen Blick finden Sie in unserer Leistungsübersicht.
Wie sichere ich mich als Begleitperson ab?
Was ist, wenn die Begleitperson einer Klassenfahrt unerwartet erkrankt und Sie die Reise wegen Lehrerausfall kurzfristig verschieben müssen? Um die gesamte Gruppe gegen Stornierung abzusichern, empfehlen wir eine zusätzliche Reiserücktrittsversicherung für die Begleitperson (Reiseleiterabsicherung) der Schulklasse. Kann bei einem Ausfall der Begleitperson aus unvorhersehbaren Gründen keine Ersatzperson gestellt werden, greift die Reiseleiterabsicherung und wir erstatten die Stornokosten für die gesamte Schulklasse.
Wie kann ich eine Klassenfahrt auch gegen Reiseabbruch absichern?
Sie haben die Möglichkeit, die Reiserücktrittsversicherung mit oder ohne Urlaubsgarantie für eine Klassenfahrt abzuschließen. Unsere Urlaubsgarantie umfasst eine Reiseabbruch-Versicherung, die Reisen bis zu einer Reisedauer von 56 Tage absichert. Sie profitieren von folgenden Vorteilen:
- Müssen Sie die Klassenfahrt aus einem versicherten Grund innerhalb der ersten acht Tage absagen, übernehmen wir den gesamten Reisepreis.
- Ab dem 9. Tag zahlen wir anteilig Ihre ausgefallenen Reiseleistungen.
- Zusätzliche Rückreisekosten, falls etwa Schüler aus einem versicherten Grund die Heimreise antreten müssen.
- Hohe Versicherungssumme von maximal 30.000 € (Gesamtreisepreis) für Gruppenreisen.
- Geringer Selbstbehalt bei ambulant behandelten Erkrankungen (20 % pro Versicherungsfall, mindestens 25 € pro versicherter Person). In allen anderen Versicherungsfällen entstehen keine Selbstbeteiligungskosten.
Alle versicherten Gründe und Leistungen können Sie auch in unserer Leistungsübersicht nachlesen.
Möchten Sie auf einer Gruppenreise zusätzlich Ihr Gepäck gegen Diebstahl, Beschädigung und Verlust absichern, empfehlen wir unsere Reisegepäck-Versicherung.
Bei welchen Stornogründen greift die Reiserücktrittsversicherung für Klassenfahrten?
Beim Abschluss der Reiserücktrittsversicherung für Gruppen und für den Reiseleiter profitieren Sie von einer Vielzahl an Stornogründen, die Sie in unseren Versicherungsbedingungen nachlesen können. Einige davon sind:
- Unerwartete schwere Erkrankung
- Schwangerschaft oder Komplikationen während der Schwangerschaft
- Impfunverträglichkeit
- Nichtversetzung eines oder mehrerer Schüler/s
- Wiederholungsprüfung eines oder mehrerer Schüler/s fällt in die Reisezeit
- Arbeitsplatzwechsel
- Betriebsbedingte Kündigung, Kurzarbeit
- Erheblicher Schaden am Eigentum (bis 2500€)
- schwere Verletzung infolge eines Unfalls
- Bruch von Prothesen oder Lockerung von implantierten Gelenken
- Verkehrsmittelverspätung